Gezocht: office manager met administratief kantje
Ben jij een administratief wonder dat zelfstandig kan werken en veel vrijheid wil krijgen? Wij bieden je een gevarieerde baan vol administratieve, financiële en planningsuitdagingen. Heb je kennis van financiële administratie? Zie je een puzzel van 10.000 stukjes als een uitdaging? Is afwisseling een leuk pluspunt voor jou? Fantastisch! Wij hebben dé job voor jou. Ben je wielerliefhebber, voetbal- of basketbalsupporter? Als kers op de taart hebben we vaak tickets, zodat je zeker eens een wedstrijd kunt bijwonen.
Verantwoordelijkheden en jobinhoud:
Administratie:
- Je draagt bij aan onze administratieve projecten, zoals het up-to-date houden van onze certificaten en FAQ's.
- Je beheert de beperkte voorraad op kantoor (koffie, biertjes, toiletpapier, etc.) zodat deze altijd voorradig is en de collega's tevreden blijven.
- Je beoordeelt leveranciers en zoekt nieuwe wanneer nodig.
- Je voert algemene administratieve taken uit.
- Je bereidt verzendingen voor: administratieve documenten uit het ERP-systeem, postlabels, ad-hoc taken, etc.
- Je houdt enkele mailboxen bij en behandelt inkomende mails (70% Nederlands, 15% Engels, 15% Frans). Vragen die je niet zelf kunt beantwoorden, geef je door aan de juiste collega's en/of de zaakvoerder.
- Je ontvangt klanten vriendelijk en voorziet hen van een lekker kopje koffie.
Communicatie met het team:
- Je volgt inkomende vragen en bestellingen op en/of geeft ze door aan de juiste collega's.
- Je overlegt regelmatig met onze developers over de praktische planning van projecten en orders.
- Je overlegt met externe partners.
Order to cash (and beyond):
- Je zorgt voor een perfecte orderstroom: van binnengekomen orders tot en met de facturatie voor klanten.
- Je uploadt en controleert inkomende facturen met het facturatieprogramma Billit en zorgt voor tijdige betaling aan leveranciers.
- Je houdt overzicht over de boekhouding en overlegt regelmatig, direct met de zaakvoerder.
- Je zorgt ervoor dat klanten binnen een redelijke termijn hun factuur ontvangen en betalen.
- Je verzorgt de flow van informatieaanvraag naar bestelling tot levering bij de klant; hiervoor heb je zowel schriftelijk als telefonisch contact met onze nationale klanten.
- Je plaatst de klant centraal en volgt vragen en klachten op totdat je de juiste antwoorden en oplossingen gevonden hebt, zodat onze klanten altijd tevreden zijn.
Wie zoeken we?
- Je motivatie, leergierigheid en teamspirit zijn voor ons cruciaal.
- Je bent in elke situatie klantvriendelijk; bij ons schijnt altijd de zon. Je bent actiegericht, positief ingesteld en beschikt over een ondernemende, commerciële mindset.
- Word, Excel en Outlook kennen geen geheimen voor jou en je kunt je snel inwerken in diverse internettoepassingen en het boekhoudprogramma Exact Online.
- Je beschikt over goede kennis van het Nederlands, Frans en Engels; extra talen zijn een plus, maar niet noodzakelijk.
- Je beschikt over een bachelordiploma in een relevant vakgebied (bijv. Bedrijfsmanagement, accounting, etc.), ervaring is een plus.
- Wederzijds vertrouwen en respect voor collega's, klanten en partners vinden we belangrijk. Herken je jezelf in dit profiel? Dan leren we je graag kennen!
Arbeidsvoorwaarden
We bieden flexibele werktijden in een omgeving waar je voortdurend wordt uitgedaagd en bijleert. Een ruim salarispakket met mogelijke extra's zoals maaltijdcheques, ziekteverzekering, internet- en GSM-vergoeding, fruit, etc. Dit alles via een vast contract.
Op zoek naar een deeltijdse baan? Ben je nieuwsgierig of wil je meteen solliciteren? Stuur je vragen en/of je motivatiebrief met cv naar onze zaakvoerder via e-mail: gwen@sanmax.be.